你知道一個好的溝通方式,可以讓大事化小、小事化無嗎?
而一個差勁的溝通方式,不但不能達到原本的目的,還會得罪對方、讓情況火上加油。
你都是選擇用什麼樣的方式去溝通的呢?
用直覺,想怎麼溝通就怎麼溝通?還是你有一套自己的溝通方式呢?
本篇分享的這3個溝通表達技巧,可以同時應用在職場以及與另一半的溝通上,也就是說如果你通了這3個溝通技巧,可以在職場會混得不錯,也可以在生活感情上更省心、順心哦~
內容目錄
溝通迷思
首先,我們先來破除一個迷思:溝通等於會表達、說話嗎?
當然不等於!
這兩個的差別在於:「溝通是雙向的,而表達是單向的」。
溝通不是你有講就好,而是對方願意聽你說,並願意跟你討論並有共識。
什麼是溝通?
所以什麼是溝通?
溝通=表達+傾聽+討論
今天這篇文章會先針對「表達」做討論。
如果你喜歡看影片勝過閱讀文章,那歡迎到我的 YouTube 頻道:Katy Tu,觀看影片哦~
溝通技巧一
主動表達
無論是在職場還是與另一半的相處,當你對於一個安排或行為舉止感到疑問或覺得不妥的時候,你會主動去溝通嗎?還是你都被動地等人發現你不對勁,然後才一副委屈巴巴的樣子?
如果沒有主動表達會發生什麼事?我舉例一個超好懂的情境,你有沒有曾經從同事或主管那邊聽過:「某某人覺得因為你怎樣怎樣 ,害他delay工作進度」。
當下你聽到是什麼感受?
你一定覺得他幹嘛在那時候不講,這種小事不是溝通一下就好了嗎?
沒錯! 所以當發生不合你意、你搞不懂對方為什麼要這樣做時,你就主動去找當事人溝通!不是等到事情真的出問題,才在那邊馬後砲或翻舊帳。
那我們直接來實戰,看看遇到以下情境時,應該如何「主動表達」。
情境一、當你覺得主管都一直派額外或加倍的的工作給你做,你覺得已經快超出你的負荷量了,這時候你該怎麼做?
被動的人會這樣:他會帶著疑問默默接受任務,然後等主管自己發現他的工作量超載。
這時候你會不會冒出一個疑問:他都不說,主管會怎麼發現?
我可以分享我過去的經驗,我過去在管理團隊的時候,當我看到某一夥伴的「工作表現變差」,我就會去問他:「我發現最近你負責或經手的項目,完成的品質跟以前有落差欸,是因為最近工作量比較大嗎?還是什麼原因?」
你發現了嗎?如果要被動地等人發現你不對勁,那就是對方覺得你表現失常的時候了!!
那主動的人會怎樣呢?
他會在主管派工的時候,主動反應疑惑、了解做此安排的原因。
那我們模擬以下兩種狀況發生的回應方式。
當老闆說:「Katy,那這個項目就交給妳負責哦!」
狀況一、如果這時候我判斷職責歸屬不是歸我,那我可以這樣說:「沒問題!我可以幫忙~ 但我想請教一下,因為這個工作在公司過去的分工上是歸屬某某部門或者某某同仁,不曉得老闆你這樣安排是有什麼顧慮或考量嗎?」
老闆、主管多數都是很聰明的,通常當我這樣問的時候,就有辦法提醒到老闆了。
這邊要注意你說話的語氣,通常用問句的對話,沒用好會導致對方有被質疑的感覺。
不過也可能遇到老闆很忙、沒想這麼多,或者就是需要你幫忙的時候,如果他回你說:「你就幫我一下」或者「因為交給你我比較放心」。
那我們來到狀況二、當我發現老闆還是想交給我做,但我評估近期的工作量遠超過我能負荷。
這邊要注意哦!我指的「工作量超過」的判斷前提必須是:你不是新手、 也不是對該技能不熟的階段。因為如果是自己菜、要摸索,導致工作時間長,那就摸摸鼻子、把學習摸索的時間當作是培養自己技能囉~
假設不是因為自己菜的問題,真的是工作量超量甚至會影響到手上的其他任務進度,那可以這樣說:
「了解!謝謝老闆你的信任,也很謝謝你願意給我這個機會!不過想跟你請教一下,這個任務是什麼時候要完成?因為我目前手上幾個任務的 deadline 都是這週,還是說如果這個比較急,我先把手上某一個任務的 deadline 調整到下週,改成下週五給你,這樣可以嗎?」
就是「用換的」,用換的可以幫你解決時間不夠的問題。
那如果你手上的項目,在你的判斷下比主管交辦的事還急,那你可以這樣說:「主管!因為我手上有哪幾個緊急項目需要在這週完成,如果沒有完成會影響到哪個客戶權益或哪個部門,不知道這個項目我下週五給你,可以嗎?」
簡單來說,就是主動讓你主管知道目前你的工作量,以及如果真的要你做,你預計完成的時間是什麼時候,這樣他才有辦法決定怎麼安排。
你看,如果我沒有主動說明現況或我的疑慮,那除非對方可以通靈,不然真的不知道我在想什麼或者我在不高興什麼。
KT 真心話
千萬不要小看這個技巧哦!光學會化被動為主動,你除了有機會改變很多事情的結果,也可以避免自己憋屈到後面、怨天尤人。
學會了嗎?這邊出一個感情的情境題讓你試試舉一反三:「另一半假日都不陪我出去玩,怎麼跟他溝通?」
答案在我的 YouTube 影片中,看完這篇文章可以去看影片,在時間軸 05:32。
溝通技巧二
正面表達
無論是在職場上與同事溝通、還是與另一半相處,在來回的對談中 ,你都是正面表達?還是都無意識地習慣先否定對方?
你可能會心想,我這個人個性比較直,喜歡有話直說!所以當我遇到我不是很認同的觀點或做法,我就會直接表達「我不認同」!難道這樣有錯嗎?
你試試看將自己置入一個情境:想像你現在正在某一個團體會議中,你在報告客戶開發遇到的問題,並提出你處理的進度與下一步,這時候,你同事直接跳出來說:「我不認同你的作法」。
這時候你心裡什麼感覺?大多數的人 ,應該都會覺得這蠻讓人無語的吧…
那我們換位思考,當你搞不懂你的溝通對象為什麼這樣想,或者這樣做的時候,請不要直接跟剛剛那位同事一樣,硬生生地拋出一句負面的話!這樣做不但對人沒幫助,也把氣氛弄的很尷尬。
那可以怎麼表達「我的看法與對方不同呢?」
可以擅用「正面表達法」,3個簡單步驟就能適當且完整地表達你的想法。
正面表達3步驟
步驟1. 先感謝或鼓勵
步驟2. 從自身出發、不要評論對方
步驟3. 清楚表達自己的想法
套用到剛剛那個情境,可以怎麼說呢?
「Tom~謝謝你分享這個case給我們,我之前剛好也有遇過類似的問題,我當時的做法是怎樣怎樣,後來的結果是怎樣怎樣,所以啊~我推測客戶應該是因為什麼考量才會這樣子,你怎麼看?」
我再套用另一個情境,拿剛剛溝通技巧1的工作量超量的案例來分析看看。我們剛剛的回覆是這樣:
「了解!謝謝主管你的信任,也很謝謝你願意給我這個機會。」
這句話是不是做到了步驟1.「感謝」的行為了呢?聽起來是不是很好商量的感覺、完全不會得罪人。
好!那我們繼續往下看~
「不過想跟你請教一下,這個任務是什麼時候要完成?因為我目前手上幾個任務 deadline 都是這週。」
這裡是不是做到了步驟2.「從自身出發、不評論對方」呢?我完全只針對任務達成的優先順序來做表達,並沒有針對主管的派工方式提出質疑。
那我們繼續往下看了哦~
「還是說如果這個比較急,我先把手上某一個任務的 deadline 調整到下週,改成下週五給你 ,這樣可以嗎?」
這裡是不是做到了步驟3.「清楚表達自己的想法」了呢?
你學會了嗎?這邊出一個感情的情境題讓你試試舉一反三:
「另一半吃完飯都不收拾,我該怎麼跟他溝通?」
答案在我的 YouTube 影片中,看完這篇文章可以去看影片,在時間軸 10:34 。
KT 真心話
我跟你說!這個正面表達3步驟,我自己已經用N次了!無論是口頭溝通還是通訊軟體上,每次這樣表達,整個談話過程都很舒服…。
溝通技巧三
言之有物
無論是跟主管、同事,還是跟另一半表達想法的時候, 要用有邏輯的方式講清楚,盡量不要用一堆形容詞或表達地很模糊。
我舉例一個超好懂的情境:
你有沒有曾經遇過主管跟你說:這個你不可以這樣處理,你這樣不行,再去研究一下!
對話結束。
這時候你心裡在想什麼?
所以是全部的內容都不對嗎?還是是剛剛主管手指的那個地方改掉就好?為什麼不可以這樣?那應該要做到怎樣?我又可以從哪個方向去研究?
你現在是不是滿頭問號呢?
既然你也曾經被言之無物過、搞得一頭霧水,那就請你務必在溝通表達的時候,把事情講清楚。
比如說,在跟主管回報開發進度的時候,你可以這樣說:
「這週的客戶開發進度只達到40%,主要原因是我錯估了客戶轉換率。
我簡單報告一下具體情形:本週我總計接觸了幾位客戶、有幾成客戶成功約到會議、有幾成客戶完全沒有回覆、有幾成客戶表示沒有需求。
針對以上的情形,我預計提高接觸的客戶數,並專注開發哪幾種客戶類型,以提高轉換率。並且針對完全沒有回覆或表示沒有需求的客戶,我下一步會怎樣怎樣處理。」
你發現了嗎?
我的回報方式幾乎都沒有形容詞,而且都有數據。
千萬不要這樣回報:我的開發進度「落後」、「客戶都沒有回我」…就是不要給對方聽完你講一大段話,還是不知道重點在哪的感受,或者還要追著你問:「開發進度落後,阿是落後多少」、「你說客戶都說沒有需求,那是幾成的客戶?推測的可能原因是什麼?」
在在表達前,就先把數字與表達重點準備好,不要一問三不知。
你學會了嗎?
這邊出一個感情的情境題讓你試試舉一反三:
「另一半的朋友群好像不太喜歡我,我要怎麼問他會比較好?」
答案在我的 YouTube 影片中,看完這篇文章可以去看影片,在時間軸 13:15 。
以上就是我們今天分享的3個溝通表達妙招, 你覺得對你有幫助嗎?
KT 真心話
如果你自覺你的表達能力有待加強、或者覺得自己工作感情都不太順,真心建議從自身出發,「試試看調整溝通方式」,會幫助你工作愛情都明顯地順很多哦!想看更多「溝通技巧」、讓生活更順的朋友,歡迎:
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3. 看 KT點子實驗室 部落格的這篇文章(菜鳥與老鳥都適用)
職場真實日記:職場新鮮人獲得主管重視&同事喜愛的4大絕招