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職場新必修:5個在家工作的高效守則,你具備了嗎?

「在家/遠距工作」後,你的工作效率變好了嗎?
「在家/遠距工作」後,你與主管、夥伴間的溝通還好嗎?
「在家/遠距工作」後,你的生活品質變更好了嗎?

如果你是在家/遠距工作的新手、需帶領在家工作團隊的組長或主管,看完這篇文章,你能:

  1. 能真正意識到『在家工作已成了常態』,因此深知「如何在家工作」將可能成為職場新必修項目
  2. 能真正了解到『疫情現況是一場看不到終點的馬拉松』,因此需要時間來調整與優化,是很正常的,無需期待自己/團隊能馬上找到合適的節奏。
  3. 能真正認清到『自己/團隊在家工作的現況與能力』,並透由參考此篇文章中的實戰守則,進而優化工作效率與生活品質,降低不適感。

當在家工作成為日常

你也開始在家工作(Work From Home)了嗎?

從5/17至今,我們整個團隊WFH已經有近1個月了。事實上在家工作,對我們團隊中的部分夥伴來說並不陌生。

在今年3月,我協助團隊的幾位優秀夥伴成功申請到遠端工作(Remote Work),當時主要是希望夥伴們能透過減少2小時/天的通勤時間,降低疲憊感,且讓夥伴們享有因為自律而擁有辦公空間自由、互信感的團隊風氣。

看到這裡,相信眼尖的你一定發現,遠端工作(Remote Work)與在家工作(Work From Home)的不同。
遠端工作(Remote Work)表示我們『可以選擇』想要的工作地點,在咖啡廳、或者任何一個地方。
在家工作(Work From Home)代表我們『只能待在家』,如果你自己住,那很可能一整天都接觸不到人; 如果你與家人住,那可能會三不五時被中斷。

而我們現在面臨的是「WFH」。

當「在家工作」不再是個工作福利,而是生活的一部分,會為我們帶來什麼影響呢?
以下提供團隊在家工作後,一起執行的5個守則,也是讓我們「在家工作」無不適感的關鍵。


守則一、建立在家工作儀式,維持生活步調

在家工作後,你面臨到的第一個挑戰是什麼?
因為環境沒改變,心境無法從休息狀態切換成工作狀態?
因為在家工作,把原本白天要做的工作拖延到晚上執行?

那你有沒有想過,或許替自己建立一個啟動工作以及結束工作的儀式,能幫助你在生活與工作狀態中切換自如呢?

在家工作

分享我在家工作的日常:

平常什麽樣子出現在辦公室就怎麼打扮。

一如往常盥洗、換上衣櫃裡掛好的外出服、擦防曬、畫眉毛(是的,我平常到辦工作都長這樣)。

平常有吃早餐、喝拿鐵、道早安的習慣就照舊,且為自己設置好「辦公區」。

與在辦公室一樣,坐到工作桌後,先簡單擦拭辦公桌面,登入公司主要溝通的通訊軟體LINE,再搭配一如往常的拿鐵,然後跟大家道早(是的,在LINE群組跟夥伴們道早)。

條列清楚今天的待辦項目,提醒自己效率完成,避免影響到休息與生活品質。

打開待辦事項,將緊急重要/今天必須完成的工作項目,標記起來; 在心態上則會提醒自己,別犯懶!務必妥善利用一早較無人中斷的時段高效率完成,避免讓一天中臨時、緊急的工作項目,影響用餐、午休與下班時間。
有這個念頭後,便會帶著一點壓力感與動力,進入全然專注的工作模式。

時間到了就要收工,放過自己也放過團隊隊友。

以「與團隊約定好,固定時間必須完成今日工作的回報與溝通」,作為一天工作的結束,且安心地結束這一天。

更多關於在家工作的訣竅,可以參考艾爾文:5個在家工作訣竅,遠距工作比在辦公室產出更多!


守則二、協議工作守則,當彼此好隊友

開始在家工作後,你會不會覺得老闆、主管有些緊迫盯人?
平常走到同事座位旁邊就能快速請教的問題,現在則會心想「現在致電過去會不會打擾到對方」、「還是傳訊息請教好了」?

在家工作後,我們面臨到的問題不僅是換個地方工作,而是溝通、合作方式的改變
因此,事先與團隊協議好工作守則、盡量避免彼此各自揣測,是非常重要的。

在家工作守則

那有哪些項目可以事先達成共識呢?

  1. 為了避免主管對團隊在家工作的上班時間質疑,我們可以:
    於團隊群組中,在固定時間用「道早安」的方式,開啟工作的一天
  2. 為了避免團隊,模糊了下班的時間界線,我們可以:
    在「固定時間內」完成今日工作回報與溝通,作為一天工作的結束
  3. 為了避免主管因看不到人、擔心團隊偷懶,所以緊迫盯人,我們可以:
    每週一事先制定好本週目標計畫,並與主管確認對齊,讓彼此關注產出與結果,而非妄自揣測過程。(詳細內容可以參考本篇文章守則三)
  4. 為了避免訊息與電話如雪片般飛來,處理得手忙腳亂,我們可以:
    主動溝通詢問,並將訊息分級管理,讓彼此清楚該項目的輕重緩急程度; 同時也無需時刻緊盯手機,擔心沒有秒讀秒回,會讓主管、同事覺得自己在偷懶或「怎麼都找不到人」的問題(詳細內容可以參考本篇文章守則四)

看完後,你有沒有發現:其實我們現在面對的很多問題都是因為「沒事先溝通好、講清楚」呢?
與其猜測主管與同事的想法,不如一起先協議好工作守則,避免「不信任感」、「各自揣測」、「自我感覺」等問題,不妨將這幾個撇步分享給你的同事,一起當彼此在家工作的好隊友吧!

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守則三、事先制定計劃,定期檢討對齊

在家工作後,你有沒有覺得老闆、主管的一些行為,有時會讓你覺得有些反應過度、被針對或被監控的感覺?

這裡,想與大家分享一個這半年來,讓我們團隊彼此互信度提高的方法: 周目標會議(Planning Meeting) 與周檢視會議 (Review Meeting)。

遠端會議

周目標會議(Planning Meeting)

  • 會議目的:透過每週固定一天,每個人自行訂定週目標,達到與主管對齊部門目標與確認工作項目需求。
  • 會議時間:15~30分鐘/人
  • 目標訂定方式:
    1. 一周不要訂定超過3大目標。
    2. 訂定方式可以參考SMART原則。

周檢視會議(Review Meeting)

  • 會議目的:讓團隊彼此知道每位夥伴做了什麼,也知道自己本周目標的達成率與產出,並相互給予回饋與意見。
  • 會議時間:1~1.5小時
  • 方式:會議當天,每個人會於指定固定時間內,各別傳欲報告的項目與檔案給負責人,由該負責人協助統整成議程,並提前發布給大家參考。

我與團隊執行這半年來,漸漸發現:

  1. 團隊的夥伴更會「自動自覺」去解決問題,以達到當週的目標。
  2. 我幾乎不再需要詢問專案或項目進度,團隊會主動與我討論他們的狀況。
  3. 隨著彼此間的信任感提高,溝通效率也提高。

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一起事先制定計劃吧!相信我,你會發現你與主管以及與夥伴的關係會大不同!
# 看更多職場真實日記:職場新鮮人獲得主管重視&同事喜愛的4大絕招


守則四、主動溝通詢問,訊息分級管理

你會不會覺得在家工作後,常會有以下內心OS:

  1. 想請教夥伴問題時,會擔心中斷打擾到對方。
  2. 做事做到一半,突然被通話中斷,發生太頻繁而導致工作效率下降。
  3. 因為不清楚事件急迫性,所以每則訊息都秒讀秒回、緊張兮兮。
在家工作溝通沒效率

這邊,兩個方法可以提供給大家參考:

方法一、主動溝通詢問

主動詢問主管、夥伴這個項目的急迫程度,以及可以直接與對方溝通說明:「因為現在正在進行某個項目,預計的結束時間為何」,並與對方約好之後的討論時間。

方法二、協議好並定義清楚訊息級別

以我們團隊為例,我們會視事件緊急優先程度去分類與定義: 如:[S]、[A]、 [B]、 [C] + 訊息內容。
*注意事項:訊息分級與代號請以簡單、易記憶、基數少為原則。

透過以上方式,讓彼此清楚:
什麼訊息應該即時處理?(重要/緊急)
什麼訊息可以晚點回?什麼事情用LINE文字訊息?
什麼事情用通話?(可另外自行設計)


守則五、建立會議規則,大家有備而來

自從在家工作後,你會不會覺得會議次數變多、會議時間變長了呢?

以下提供4個訣竅,有效於減緩開會疲憊感與無效率問題:

  1. 會議目的與議程要清楚。
  2. 確認每個與會者都有參與的必要。
  3. 欲討論該項目的負責人需事先提供資料以便大家給回饋。
  4. 會議記錄須有明確的結論共識與下一步。

你現在心裡是不是想著:「你認真?光看完這篇就累了,更別提執行了…」。

你說的沒錯!從一條條列出在家工作的守則與方法,到一步步與團隊夥伴們溝通執行,再到根據夥伴們的狀況去優化調整,這每一步,都是靠團隊一起做到的!

團隊合作

如果你是公司主管、HR,建議可以參考上述五個實戰守則,帶領團隊一起建立合適你們的『在家工作守則』,讓彼此的合作更輕鬆。

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如果你是團隊中的一員,光靠自己的力量去推動確實不容易,建議可以將此篇分享給與你關係良好的mentor、team lead、partners,透過從少數人做起,慢慢影響與改善團隊。

這讓我想起商業思維學院的院長Gipi曾分享的一句話:「領導,不是一種能力,而是一種選擇。 當你選擇了承擔,選擇了改變,你就是領導者。」

希望本篇實際運用於團隊的分享,能讓你想到其他點子與作法!

若你有任何關於在家/遠距工作的問題,歡迎在下方留言與交流。
預祝大家「在家工作」順利!

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Katy

前 BD Manager / Life Designer ❤️ 擁有化工人 追根究底的研究精神, 以及水瓶女 不受束縛的獨立思考。 致力於分享自己所有的點子, 願所有善良的人都能過上自己想要的理想生活。

This Post Has 14 Comments

  1. 思維致富

    版主說出每位遠距上班人的心聲 真的需要一個上班前的儀式 不然我真的無法進入上班狀態 感謝版主大大提供的好方法

    1. Katy

      Hello, 思維致富版主
      謝謝你的回饋 ^^上班前的工作儀式真的很重要啊!!
      除了必備的妝容,還有不可缺少的拿鐵!!

  2. Martin

    商業思維學院的院長Gipi曾分享的一句話:「領導,不是一種能力,而是一種選擇。 當你選擇了承擔,選擇了改變,你就是領導者。」

    這句話真的很棒,讚👍
    疫情期間在家工作同事與主管間的溝通變得更加重要,感謝版主分享疫情期間公司團隊工作的秘訣。

    1. Katy

      Hello, Martin
      謝謝你的鼓勵 ^^
      我也很喜歡這句話,「選擇承擔,就是邁出成為領導者的第一步了」。

      疫情期間,在家工作真的深深有感「溝通」的重要,並非是溝通變難了,而是「本就存在的問題」因為距離而更清楚的顯現與放大了。

  3. Phoebe

    遠端工作後,時間與空間感容易變得模糊,做事情效率容易下降,感謝版主有條理地整理如何建立儀式感,與用心的推薦制定計畫的方法,十分受用!

    1. Katy

      Hello, Phoebe
      謝謝你的回饋 ^^
      實在是因為自己在家工作後,真的非常有感「上班啟動儀式與下班結束儀式的重要性」,
      否則實在很容易因時間與空間感變得模糊,而影響了生活品質與作息。

  4. miley

    版主分享的協議工作守則很棒!!因為遠距的關係看不到同事目前的工作情況,總是會再想問問題的時候遲疑,有工作守則的共識就可以讓大家比較知道分級制度,跟下班時間!
    運用版主分享的方法,慢慢地與團隊找到彼此的默契!!

    1. Katy

      Hello, miley
      非常謝謝你的反饋 ^^
      其實一開始在家工作後,第一個出現的團隊問題就是溝通方式與訊息分級問題,
      常常會不知道應該直接打電話過去速速溝通比較好,還是使用文字訊息比較恰當…等其他相似的內心OS與問題。

      但自從與團隊協議好工作守則後,一切都容易多了!也不需要相互揣測…團隊間的合作也更有默契!
      除了工作氛圍變好之外,也不用時刻盯著手機、急著回覆訊息、出現下班時間不明確等問題了。
      真的很推薦一試哦 :)

  5. Yvonne

    在家工作真的很需要先有點儀式,不然很容易渾渾噩噩的過完一天然後進度都沒做完😭我會試試看你的方法的謝謝你~

    1. Katy

      Hello, Yvonne
      謝謝你的回覆 ^^
      除了開工前的儀式,也可以試試在每天開工前,根據緊急重要程度,列好今天一定要完成的項目!!

      若達成,就在旁邊幫自己打個勾,像這樣:
      ☑ 寄出25封合作邀約信
      ☑ 完成一篇撰寫文案方法的800字文章

      這會讓我有種“耶~又打一個勾!又搞定一個待辦項目“的感覺!分享給你哦 :)

  6. bodynewlife

    在家工作真的是需要很高的自律性 這樣才能在不減低效率的狀況下持續產出 儀式感這個方式真的很重要 謝謝版主分享

    1. Katy

      Hello, bodynewlife
      謝謝你的回饋 ^^
      維持與上班一樣的行為與儀式真的很重要!也是不降低效率的撇步!!

  7. Rita

    儀式感這個東西真的很重要
    我自己要在家工作也一定會換衣服 畫上喜歡的口紅哈哈
    看了就覺得心情很美麗 有轉換到上班的氛圍

    會議時間的部分 這點我倒還是覺得很難改善
    就現階段而言覺得公司的會議如果可以像版主建議的
    控制在1-1.5小時內就好 ………..每次都有種會議冗長無重點的感覺

    1. Katy

      Hello, Rita
      非常謝謝你的回饋:)
      在家工作換上外出服、畫上喜歡的淡妝,整個感覺真的會不一樣!!
      從5/17 WFH到現在,過一個多月了!
      每天都給自己開工儀式與下班儀式,真的極少出現怠惰或工作效率降低的狀況。

      關於會議時間,不知道Rita的團隊會議前會不會發佈議程?確認需一同與會者?做會議記錄?

      分享我們團隊的做法:
      會議當天,報告者會於會議六小時前,傳欲報告的項目與檔案給負責人,由負責人協助統整成議程,並於會議前發布給大家參考。而會議進行時,也會有專人負責做會議記錄,並在會議尾聲確認好任務的下一步與時程,如此一來,下次開會就可以依照此次的進度做追蹤與討論了。
      也不會老是出現會議中才討論沒人準備好的主題、大家卡在會議上又沒有結論的狀況了。

      以上分享給你哦 ^^

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